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1. Introducción
El Museo Casa de la Memoria (MCM) es una entidad descentralizada del municipio de Medellín, en cuyo Centro de Recursos para la Activación de las Memorias (CRAM) reposa una colección patrimonial de 3306 títulos y 8507 ejemplares en formato libro, publicaciones seriadas, audiovisuales y banco de testimonios (grabaciones sonoras). En el nuevo marco normativo contable y financiero internacional, la institución requirió una metodología para la valoración y tasación de dichos bienes y su ejecución durante el año 2017.
La valoración patrimonial en este caso consiste en evaluar la información contenida en un conjunto documental y sus características. De esta forma, se pueden distinguir las colecciones de conservación imprescindible de aquellas cuyo descarte es aconsejable; además, la valoración también atiende las relaciones de los documentos con el contexto y las comunidades y se expresa en una serie de criterios que generan valores como la antigüedad, la autoría, la representatividad sociocultural, la relación con el territorio, la unicidad, entre otros. La tasación o valoración económica de los bienes bibliográficos corresponde a la asignación de un valor de reposición que se deprecia con el uso del bien y sus deterioros, pero que es fundamental para los procesos de identificación y valoración patrimonial de los bienes bibliográficos y para el desarrollo de programas y proyectos de conservación, preservación y uso de los materiales, desde el punto de vista patrimonial.
En esta línea, se realizó un proceso que tuvo por objetivo determinar el valor de reposición individual y total de la colección general del CRAM, es decir, la tasación de la colección a la luz de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que produjo como resultado una propuesta metodológica. Se aplicaron procesos de valoración patrimonial, unificados en una ficha de valoración y tasación, que permitieron determinar el valor individual y total tanto de los materiales que se encuentran en el mercado editorial como de la literatura gris y de los que poseen otras características patrimoniales como la antigüedad, la unicidad, la rareza o su pertinencia para el uso y la apropiación social.
La colección general del CRAM posee características particulares que complejizaron su tasación en un procedimiento único aplicado a la totalidad de los bienes que la componen. Estas características, listadas a continuación, son consideradas con atención en la metodología propuesta:
La mayoría de los documentos de la colección fueron adquiridos por donación y no se contaba con datos correspondientes a valores económicos originales.
La colección está constituida por diversos tipos de documentos publicados e inéditos: libros, publicaciones seriadas, folletos y multimedia, entre los publicados, y materiales grises y testimonios en el caso de los inéditos
Algunos de los bienes de la colección no poseen un valor comercial, pues fueron producidos para distribución gratuita, difusión especial, programas particulares de capacitación o información, etc.
El origen de la colección, los criterios de selección y adquisición de nuevos materiales contemplados en la Política de Desarrollo de Colecciones del CRAM (Pérez-Alzate, 2015), las temáticas y el uso de los documentos por parte de los usuarios reales y potenciales, así como las características, misión y objetivos del MCM son indicios importantes de que la colección posee un valor patrimonial.1
En este contexto, el Centro de Investigaciones en Ciencia de la Información (CICINF) de la Escuela Interamericana de Bibliotecología (EIB) de la Universidad de Antioquia desarrolló la siguiente metodología de valoración patrimonial y tasación del material bibliográfico perteneciente a la colección general del CRAM. El CICINF fundamenta la propuesta en su extensa experiencia en consultorías y asesorías en las áreas de las bibliotecas, los centros de documentación, el desarrollo de colecciones y el patrimonio bibliográfico y documental, así como en el desarrollo de investigaciones desde hace más de veinte años.
El CICINF ha perfeccionado su experiencia en cumplimiento de su misión de
liderar, gestionar y promover el desarrollo de la bibliotecología y la ciencia de la información por medio de la investigación, la extensión y la relación empresa-universidad. Su acción contribuye a la solución de problemas, en el país y la región, relacionados con la gestión y el manejo de la información (Universidad de Antioquia, 2004).
De igual manera, profesionales y especialistas de las áreas de la bibliotecología, la archivística, la historia y la contaduría pública participaron en el diseño y desarrollo de la consultoría.
2. Descripción del caso
Tanto la valoración patrimonial de bienes y colecciones bibliográficas como la valoración económica o tasación de materiales bibliográficos son ejercicios intelectuales inéditos en el contexto colombiano. Esta afirmación se sustenta tanto en la ausencia de normativas en el país, que determinen criterios de valoración patrimonial para estos bienes, como de metodologías de valoración económica o tasación de materiales. Estas prácticas se han realizado comúnmente a través de comités técnicos o del concepto de expertos y peritos particulares. Sin embargo, otros sectores del patrimonio material, y más concretamente del patrimonio mueble, pueden haber avanzado más en la construcción de criterios de patrimonialización o de valoración económica y, sin duda, la legislación, las políticas, los planes, los programas y otras normativas del sector son de gran utilidad en el objetivo de establecer una metodología objetiva para desarrollar estas actividades intelectuales.
Si bien las características de la colección bibliográfica del CRAM le dan acentos particulares a una propuesta metodológica, esta se desarrolla con procedimientos e instrumentos lo más generales y objetivos posible para que pueda a su vez ser replicada en otros procedimientos similares y para que el MCM pueda continuar con dicho procedimiento en el futuro. Con este objetivo, presentamos algunos referentes desde los cuales se construye esta metodología en particular.
2.1 El concepto de patrimonio bibliográfico y documental2
El concepto de patrimonio bibliográfico y documental es complejo y cambiante. Tiene estrechas relaciones con campos de conocimiento disciplinares como la historia, la antropología, la bibliotecología, la documentación y la archivística, que han aportado desde diversas aristas teóricas y prácticas a su delimitación y conceptualización. El trabajo desarrollado en el MCM asumió el concepto de patrimonio bibliográfico más actualizado en las normativas nacionales emanadas del Ministerio de Cultura de Colombia y se basa en las siguientes nociones: en 1997, la Ley General de Cultura (397) definió que el patrimonio cultural de la nación
está constituido por todos los bienes y valores culturales que son expresión de la nacionalidad colombiana, tales como la tradición, las costumbres y los hábitos, así como el conjunto de bienes inmateriales y materiales, muebles e inmuebles, que poseen un especial interés histórico, artístico, estético, plástico, arquitectónico, urbano, arqueológico, ambiental, ecológico, lingüístico, sonoro, musical, audiovisual, fílmico, científico, testimonial, documental, literario, bibliográfico museológico, antropológico y las manifestaciones, los productos y las representaciones de la cultura popular. (Congreso de Colombia, 1997)
Esta noción de patrimonio cultural, evidentemente general y amplia, cobija los bienes culturales muebles documentales de tipo bibliográfico, archivístico y museológico, y fue modificada, en 2008, por la Ley de Patrimonio Cultural en los siguientes términos:
El patrimonio cultural de la nación está constituido por todos los bienes materiales, las manifestaciones inmateriales, los productos y las representaciones de la cultura que son expresiones de la nacionalidad colombiana, tales como la lengua castellana, las lenguas y dialectos de las comunidades indígenas, negras y creoles, la tradición, el conocimiento ancestral, el paisaje cultural, las costumbres y los hábitos, así como los bienes materiales de naturaleza mueble e inmueble a los que se les atribuye, entre otros, especial interés histórico, artístico, científico, estético o simbólico en ámbitos como el plástico, arquitectónico, urbano, arqueológico, lingüístico, sonoro, musical, audiovisual, fílmico, testimonial, documental, literario, bibliográfico, museológico o antropológico. (Congreso de Colombia, 2008)
Esta actualización del concepto de patrimonio cultural por parte del Estado colombiano incluye dos elementos novedosos que se pueden destacar. En primer lugar, profundiza en el concepto de patrimonio intangible y en los bienes inmateriales que lo componen y, en segundo lugar, liga el patrimonio con los conceptos de nacionalidad y de identidad. Con base en estas dos normativas, la Ley de Bibliotecas (1379 de 2010) y la Política para la Gestión del Patrimonio Bibliográfico y Documental del Ministerio de Cultura y la Biblioteca Nacional de Colombia, se promulga el siguiente concepto de patrimonio bibliográfico y documental, del cual se parte para este trabajo:
Conjunto de obras o documentos que conforman una colección nacional, que incluye las colecciones recibidas por depósito legal y toda obra que se considere herencia y memoria, o que contribuya a la construcción de la identidad de la nación en su diversidad. Incluye libros, folletos y manuscritos, microformas, material gráfico, cartográfico, sonoro, musical, audiovisual, recursos electrónicos, entre otros. (República de Colombia, Ministerio de Cultura; Biblioteca Nacional, 2017, p. 28).
2.2 Valoración económica o tasación de colecciones bibliográficas en el marco de las Normas Internacionales de Información Financiera
Las NIIF son un conjunto de prerrogativas que establecen parámetros de reconocimiento, medición y presentación de información financiera y están orientadas a proporcionar elementos para mostrar la realidad financiera de las entidades y para la toma de decisiones. Estas normas se enfocan en los principios de transparencia de la información y la utilización de métodos de medición a valor razonable de activos y pasivos.
Las normas NIIF, también conocidas como normas IFRS, por sus siglas en inglés, fueron emitidas por el Comité de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB, por sus siglas en inglés), con sede en Londres, Inglaterra. En Colombia fueron adoptadas en 2009 por medio de la Ley 1314. Esta normativa presenta el marco de referencia para la definición de los principios y las normas específicas de contabilidad y de aseguramiento de la información financiera para el país; también determina las autoridades competentes y los procedimientos para la expedición de las normativas específicas, así como las dependencias del Estado responsables de vigilar su cumplimiento. La Ley 1314 ha sido reglamentada a través de los decretos 2784 de 2012, 3023 de 2013 y 2615 de 2014, que, además, establecen el cronograma de aplicación de las normativas.
Adicionalmente, la Contaduría General de la Nación de Colombia expidió la Resolución 743 de 2013 (modificada por la Resolución 598 de 2014) por la cual se incorpora al Régimen de Contabilidad Pública el marco normativo dispuesto en el Decreto 2784 de 2012 y sus modificaciones. Este marco normativo es aplicable fundamentalmente a las empresas que cotizan en el mercado de valores o que captan y administran ahorro del público. Para el caso de las entidades gubernamentales, la Contaduría General de la Nación expidió la Resolución 533 del 8 de octubre de 2015, que estableció como plazo para iniciar la aplicación de las normas el año 2017, ampliado hasta el primero de enero de 2018 por la Resolución 693 del 6 de diciembre del 2016.
En consecuencia, las entidades públicas debían preparar la información financiera y contable para el año 2017, el cual se establece como periodo de transición para acogerse a la nueva normatividad contable estipulada en la resolución citada. Con base en lo anterior, y según los análisis realizados en los estudios previos para valorar el material bibliográfico perteneciente a la colección general del CRAM en el MCM, fue necesario determinar el valor unitario y total de la colección bibliográfica y documental que hace parte de los bienes administrados por el MCM y que, por tratarse de bienes recibidos en donación, no se cuenta en la actualidad con un valor que fije su cuantía individual o total dentro de los estados financieros.
En acuerdo con este marco conceptual y normativo, y siguiendo los lineamientos y definiciones del marco contable de las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público (NIC-SP), se entiende la colección bibliográfica y documental del CRAM como un conjunto de activos destinados para el uso, goce y disfrute de la colectividad en forma permanente, con las limitaciones que establece el ordenamiento jurídico y la autoridad que regula su utilización. Frente a estos bienes, el Estado cumple una función de protección, administración, mantenimiento y apoyo financiero. Son ejemplos de bienes de uso público las redes de infraestructura de transporte, los parques recreativos, las bibliotecas y hemerotecas públicas y las plazas. Según el Instructivo 002 de 2015 para el periodo inicial, en este tipo de bienes, las entidades gubernamentales deben medir cada partida de una clase de bienes de uso público, con alguna de las siguientes alternativas:
Al costo menos depreciaciones y pérdidas por deterioro del valor.
Al costo de reposición a nuevo depreciado determinado a través de un avalúo técnico en la fecha de transición.
Teniendo en cuenta que el material bibliográfico y documental perteneciente al CRAM fue donado antes de que se constituyera el establecimiento público y, por consiguiente, no se cuenta con los costos de adquisición, se estableció una metodología para su tasación económica “al costo de reposición a nuevo depreciado” y con el método de valoración de colecciones patrimoniales a los bienes cuyo valor económico no se puede establecer.
2.3 Marco normativo para la valoración
La metodología propuesta se sustenta en, y apropia procedimientos de, las normativas nacionales presentadas en la Tabla 1.
2.4 Necesidad del Centro de Documentación en el Museo Casa de la Memoria
En el 2015, el Concejo de Medellín creó el MCM mediante el Acuerdo Municipal 05. Este acuerdo otorga al Museo la calidad de establecimiento público, personería jurídica, patrimonio propio, autonomía presupuestal y financiera y lo somete a las normas presupuestales y fiscales del orden municipal conforme con la normatividad y la ley. El Acuerdo 05 de 2015 define el MCM como:
Tabla 1 Marco normativo y legal de la propuesta metodológica
| Normativa | Objetivo | Pertinencia |
|---|---|---|
| Constitución Política de Colombia (1991) | Marco normativo de un Estado de derecho soberano, fija los límites, derechos fundamentales y deberes del Estado y sus conciudadanos. | Artículo 72: “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. El patrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad de nacional, pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerá los mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares y reglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados en territorios de riqueza arqueológica”. |
| Ley 397 de 1997, Ley General de Cultura | Por la cual se desarrollan los artículos 70, 71 y 72 y demás artículos concordantes de la Constitución Política y se dictan normas relativas al patrimonio cultural, fomentos y estímulos a la cultura, se crea el Ministerio de la Cultura y se trasladan algunas dependencias. | Artículo 12: define como responsable del patrimonio bibliográfico y documental a la Biblioteca Nacional, así mismo a las bibliotecas departamentales y regionales que podrán ser depositarias de su patrimonio bibliográfico y hemerográfico. |
| Ley 594 de 2000, Ley General de Archivos | Por la cual se establecen las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado. | La norma citada explica la definición de documento desde la perspectiva de prueba , uno de los varios atributos que llegan a tener los materiales que conforman el patrimonio bibliográfico, valoración que subyace a los criterios históricos, científicos y culturales, dependiendo de las circunstancias de tiempo, modo y lugar, para el acceso al patrimonio bibliográfico. |
| Ley 44 de 1993. Derechos de Autor | Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982 y se modifica la Ley 29 de 1944. | Artículo 7: sobre el cumplimiento del depósito legal, señala que se reglamentará en norma posterior. |
| Decreto 1080 de 2015 | Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura | Artículos 2.8.1.1 y 2.8.1.2: definen lo que se entiende por obras impresas, fonogramas, y material audiovisual, entre otras obras objeto de depósito legal, y en su artículo 25 establece la responsabilidad de recibir el depósito legal para la Biblioteca Nacional y las bibliotecas departamentales. Y lo define como: “el acto de entregar cierto número de ejemplares de obras impresas, audiovisuales, videogramas y fonogramas producidos en el país o importados, en las entidades, cantidades y plazos fijados por la ley para garantizar su conservación e incrementar la memoria cultural del país” |
| La Ley 1185 de 2008. Ley de Patrimonio. | Por la cual se modifica y adiciona la Ley 397 de 1997, Ley General de Cultura, y se dictan otras disposiciones | Se modifican el artículo 4 de la Ley 397 de 1997, sobre integración del patrimonio cultural de la Nación, aplicabilidad de la ley y propiedad del patrimonio cultural; y el artículo 56, sobre estímulos al patrimonio cultural. Desarrolla el Sistema Nacional de Patrimonio Cultural, del cual forma parte el patrimonio bibliográfico, se orienta entre otros temas, sobre los criterios para la valoración de bienes del patrimonio cultural material, de lo que se deriva la necesidad de efectuar el análisis de los valores que consecuentemente pueden ser atribuibles a las obras, colecciones y fondos constitutivos del patrimonio bibliográfico del país. El marco normativo existente da cuenta de ello, y faltarían desarrollos para atender necesidades que se identifiquen prioritarias sobre algunos asuntos específicos del patrimonio bibliográfico. |
| Decreto 763 de 2009 | Por el cual se reglamentan parcialmente las Leyes 814 de 2003 y 397 de 1997 modificada por medio de la Ley 1185 de 2008, en lo correspondiente al Patrimonio Cultural de la Nación de naturaleza material. | Desarrolla el Sistema Nacional de Patrimonio Cultural, del cual forma parte el patrimonio bibliográfico, se orienta entre otros temas, sobre los criterios para la valoración de bienes del patrimonio cultural material, de lo que se deriva la necesidad de efectuar el análisis de los valores que consecuentemente pueden ser atribuibles a las obras, colecciones y fondos constitutivos del patrimonio bibliográfico del país. El marco normativo existente da cuenta de ello, y faltarían desarrollos para atender necesidades que se identifiquen prioritarias sobre algunos asuntos específicos del patrimonio bibliográfico. |
| Acuerdo Municipal 05 del 2005 | Por medio del cual se crea el establecimiento público MCM. | Artículo 1: Creación y naturaleza jurídica. Créese el establecimiento público del orden municipal denominado Museo Casa de la Memoria, y podrá utilizar la sigla MCM, con personería jurídica, patrimonio propio, autonomía presupuestal y financiera, sometido a las normas presupuestales y fiscales del orden municipal conforme a las disposiciones normativas que regulan la materia. Adscrito a la Vicealcaldía de Educación, Participación, Cultura y Recreación. Y será apoyado por la Vicealcaldía de Gobernabilidad, Seguridad y Servicio a la Ciudadanía; la Secretaría de Cultura Ciudadana y la Secretaría de Gobierno y Derechos Humanos. Artículo 5: Objetivos específicos. El MCM tendrá como objetivos específicos: 3. Administrar los bienes muebles e inmuebles del Municipio de Medellín relacionados y destinados a los ejercicios de memoria en el marco de la reparación simbólica a víctimas del conflicto. |
| Política para la Gestión del Patrimonio Bibliográfico y Documental. Ministerio de Cultura 2017 | Garantizar la recuperación, procesamiento técnico y físico, conservación, acceso y difusión del patrimonio bibliográfico y documental, como testimonio de la historia y de la cultura nacional, para las generaciones actuales y futuras, con el fin de que esté disponible para el conocimiento uso y disfrute de todos los colombianos y de quienes estén interesados en nuestra historia y nuestra cultura. | Objetivo de la política: Garantizar la recuperación, procesamiento técnico y físico, conservación, acceso y difusión del patrimonio bibliográfico y documental, como testimonio de la historia y de la cultura nacional, para las generaciones actuales y futuras, con el fin de que esté disponible para el conocimiento uso y disfrute de todos los colombianos y de quienes estén interesados en nuestra historia y nuestra cultura. |
| Ley 1314 de 2009 | Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información aceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, el procedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables de vigilar su cumplimiento. | Aplica para los casos en que no se defina algún concepto en la Resolución 533 de 2015. |
| Resolución 533 de 2015, marco conceptual para las entidades de Gobierno. Contaduría General de la Nación 2017 | Por la cual se incorpora, en el régimen de contabilidad pública, el marco normativo aplicable a las entidades de gobierno y se dictan otras disposiciones. | Aplica toda la norma |
| Instructivo 002 del 8 de octubre de 2015. Contaduría General de la Nación, 2015 | Instrucciones para la transición al marco normativo para las entidades de gobierno. |
Fuente: construcción propia (2017).
El Museo Casa de la Memoria es un espacio para promover acciones que contribuyan a la reconstrucción, la visibilización y la inclusión de la memoria histórica del conflicto armado en la ciudad, en las últimas décadas, buscando con ello aportar a la transformación de la historia de violencia en aprendizajes sociales para la convivencia ciudadana, bajo la premisa de Recordar para no repetir. (Concejo Municipal de Medellín, 2015).
El MCM cuenta con un centro de documentación, CRAM, que fue creado por la necesidad de reconstruir la verdad sobre lo sucedido a las víctimas que ha dejado el conflicto armado en Medellín y en Colombia y generar reflexiones que permitan a la sociedad superar lo sucedido y encontrar caminos para la reconciliación. El CRAM tiene antecedentes desde el año 2009 en el Área de Memoria Histórica del Programa de Atención a Víctimas del Conflicto Armado de la Secretaría de Gobierno de la Alcaldía de Medellín, en el que se inició con el objetivo de conformar uno de los pilares del proyecto Casa de la Memoria y un espacio participativo que albergara la memoria del conflicto armado de la ciudad.
Para el 2008 y primer semestre de 2009, el Área de Memoria Histórica del Programa empezó a desarrollar acciones concretas en torno a la creación de un centro de documentación especializado en conflicto armado, entre las cuales se destacó el proceso de rastreo de fuentes bibliográficas especializadas en esta temática en las principales bibliotecas y centros de documentación de la ciudad, lo que dio como resultado una selección de aproximadamente 300 documentos analógicos y digitales, entre libros, artículos y audiovisuales especializados en conflicto armado, derechos humanos y temas afines.
A finales del 2009, el centro de documentación se materializó en una línea de acción específica del área de Memoria Histórica del Programa, con el objetivo de “propiciar procesos reflexivos y pedagógicos mediante la disposición de un espacio para la identificación, interpretación, análisis, recopilación y difusión de diferentes fuentes documentales sobre el conflicto armado en la ciudad de Medellín” (Pérez-Alzate, 2015, p. 64). En este periodo se realizó un diagnóstico de las fuentes de información existentes en el programa y se diseñó la propuesta metodológica para la creación y puesta en funcionamiento del centro de documentación.
Por otro lado, las entidades del sector público, actuando individualmente o en forma colectiva, mediante hechos económicos, modifican la estructura y composición de sus derechos de control, propiedad y usufructo sobre bienes, servicios y valores, lo que afecta la estructura patrimonial pública y la riqueza social. Dichos cambios se reconocen y se revelan por medio de estados, informes y reportes contables, los cuales deben permitir el conocimiento claro, preciso y suficiente de las acciones y actividades de las entidades del sector público con respecto al uso que han dado a los recursos bajo su responsabilidad.
Dentro de los recursos o bienes controlados o administrados por el MCM se incluyen:
Los activos destinados para el uso, goce y disfrute de la colectividad y que, por lo tanto, están al servicio de esta, en forma permanente, con las limitaciones que establece el ordenamiento jurídico y la autoridad que regula su utilización (bienes de uso público).
Los bienes tangibles controlados por la entidad, a los que se les atribuye, entre otros, valores colectivos, históricos, estéticos y simbólicos, y que, por lo tanto, la colectividad los reconoce como parte de su memoria e identidad (bienes históricos y culturales).
Estos recursos, aun siendo activos destinados al uso, goce y disfrute colectivo, pueden ser bienes tangibles que también contienen valores simbólicos.
Se hace entonces necesario llevar a cabo el procedimiento establecido en el Instructivo 002 de octubre 8 de 2015 de la Contaduría General de la Nación el cual establece: “1.1.10 BIENES DE USO PÚBLICO: (…) Son ejemplos de bienes de Uso Público las redes de infraestructura de transporte, los parques recreativos, las bibliotecas y hemerotecas públicas y las plazas” (Contaduría General de la Nación, 2015).
Según este instructivo, las principales actividades que debe realizar la entidad para la determinación de los saldos iniciales bajo el nuevo marco normativo son las siguientes:
Identificar y clasificar los bienes de uso público por su naturaleza, como infraestructura, parques, hemerotecas, bibliotecas o plazas, entre otros.
Medir cada partida de una clase de bienes de uso público, utilizando alguna de las siguientes alternativas:
Al costo menos depreciaciones y pérdidas por deterioro del valor.
Al costo de reposición a nuevo depreciado determinado a través de un avalúo técnico en la fecha de transición.
Siguiendo esta normatividad y teniendo en cuenta que el material bibliográfico perteneciente al MCM fue donado antes de que se constituyera el establecimiento público, y este fue en cantidades mas no en valores o costo, la entidad optó por la posibilidad restante, es decir, al costo de reposición a nuevo depreciado determinado a través de un avalúo técnico en la fecha de transición.
2.5 Antecedentes en el contexto local
Por lo general, las instituciones públicas o privadas en Colombia utilizan la figura de un experto en literatura, historia u otras áreas afines para determinar el precio de los materiales patrimoniales que poseen o que van a adquirir. Por otro lado, la valoración patrimonial de colecciones también es un campo poco desarrollado. Desde las normativas citadas es posible tener referentes de criterios y valores patrimoniales para la valoración de patrimonio material y referentes en otras áreas del patrimonio inmaterial. Un ejemplo de ello son los criterios y valores definidos por el Decreto 763 de 2009 “Por el cual se reglamentan parcialmente las leyes 814 de 2003 y 397 de 1997, modificada por la Ley 1185 de 2008, en lo correspondiente al patrimonio cultural de la nación de naturaleza material” (Presidencia de la República, 2009).
Para la propuesta metodológica presentada al MCM, se pueden citar algunos antecedentes en el país en este campo y que han ido aportando a la constitución de metodologías y experiencias tanto de valoración patrimonial como de valoración económica o tasación. Desde el 2012 hasta el 2017, la Biblioteca Nacional de Colombia formuló, mediante una convocatoria amplia y una consulta nacional, la Política para la Gestión del Patrimonio Bibliográfico y Documental que define las directrices y recomendaciones generales para la gestión de todas las fases de la transferencia social del patrimonio bibliográfico: recuperación, organización, conservación, difusión y apropiación social; si bien la política no profundiza en los aspectos propios y técnicos de la valoración, sí deja clara la necesidad de avanzar en este punto, así como los aspectos que deberían tener en cuenta los procesos de valoración.
Para el 2015, la Biblioteca Pública Piloto y el Archivo Histórico de Medellín (2015), ambos adscritos a la Secretaría de Cultura Ciudadana de la Alcaldía, realizaron el proyecto “Criterios de valoración para la selección y clasificación de materiales bibliográficos y documentales susceptibles de conservación permanente”. Este trabajo definió ocho criterios y seis valores aplicables a los documentos bibliográficos y a algunos que se consideraron tanto bibliográficos como archivísticos y museológicos (fotografías, cartografía, planos, literatura gris, entre otros). Estos proyectos están encaminados a determinar la valoración de los documentos en términos de disposición final o conservación permanente y que, en este sentido, harán parte del patrimonio documental.
De esta manera, hemos ido comprendiendo las diferencias que existen en los procesos de valoración documental. En el caso de los fondos archivísticos, los documentos que hacen parte del patrimonio y que reposan en los archivos históricos públicos y privados son aquellos que, luego de cumplir con su función para el trámite, adquieren valores de tipo cultural, científico e histórico, mientras que los documentos bibliográficos son valorados a la luz de criterios definidos en las políticas de desarrollo de colecciones de las bibliotecas y centros de documentación, pero este proceso también determina cuáles de estos harán parte del patrimonio documental.
Se puede inferir entonces que los proyectos que se han realizado en el contexto colombiano, relacionados con la valoración de colecciones patrimoniales, se enfocan en la definición de aquellos documentos que, en determinados plazos, adquieren una condición patrimonial, pero la metodología para la valoración económica o tasación de estos bienes en relación con la implementación de las políticas financieras ha sido poco desarrollada. Por eso la pertinencia de una propuesta metodológica que proponga mecanismos y estrategias objetivas para tal fin.
3. Discusión y resultados
La valoración patrimonial y económica o tasación de los materiales bibliográficos del Centro de Documentación CRAM del MCM se realizó por medio de dos componentes metodológicos. En primer lugar, una definición de los precios en el mercado editorial de los materiales o sus costos de producción y su depreciación según el uso y los principales deterioros desde el momento en que fueron adquiridos. También se realizó una valoración patrimonial de los materiales que no poseen un valor en el mercado y cuya determinación de los costos de producción no fue posible.
3.1 Componente 1. Diseño y aplicación de la valoración y la tasación
Para establecer la valoración económica o tasación de la colección, se ejecutaron las siguientes etapas.
3.1.1 Etapa uno: revisión y definición de precios en el mercado editorial o costo de producción
Debido a la imposibilidad de contar con los datos correspondientes a los valores económicos originales de cada uno de los bienes, las características de la colección del CRAM ameritan considerar tres posibilidades para establecer el precio base. En primer lugar, una parte de la colección aún se encuentra en el mercado editorial nacional e internacional, a través del cual se determinó su valor económico de mercado. En segundo lugar, para los materiales que se produjeron con los objetivos de divulgar, formar y distribuirse de forma gratuita, este precio base fue determinado por el costo de producción del material proporcionado por el productor (editorial, imprenta, universidad, institución privada, entre otros). Teniendo en cuenta estos dos primeros casos, se estableció como fecha de adquisición del bien el año de fundación del MCM: julio del 2015; se estableció el costo en el tiempo de dichos materiales a la actualidad, así como sus principales deterioros físicos. La determinación de la fecha para la depreciación se acordó en conjunto con el área contable del MCM y la Contaduría General de la Nación.
Para establecer los precios actuales en el mercado editorial de los materiales que todavía circulan y teniendo en cuenta que el mercado editorial está sujeto a cambios constantes y frecuentes, se tomó como fuente el listado de proveedores de la Biblioteca Nacional de Colombia para la realización de la Lista Básica Nacional y para la actualización de las bibliotecas de la Red Nacional de Bibliotecas Públicas, con el objetivo de determinar las editoriales y librerías que son fuentes de información para este propósito. En los casos en que no se encontraron los precios del material bibliográfico en los listados anteriores, se indagó en los catálogos de distribuidores virtuales reconocidos en el área, entre ellos Amazon, IberLibro, Casa del Libro, entre otros (ver Tabla 2).
Tabla 2 Distribuidores virtuales
| Distribuidor | Dirección electrónica | observaciones |
|---|---|---|
| Amazon | https://www.amazon.com/books-used-books-textbooks/b?ie=UTF8&node=283155 | Es el distribuidor más usado en el medio bibliotecario y por consiguiente fue la fuente virtual principal. |
| IberLibro | https://www.iberlibro.com/?&cm_mmc=ggl-_-NEW_ES-Branded-_-naa-_-naa&gclid=CjwKCAjwzYDMBRA1EiwAwCv6Jnzk9O6ZtOBXQPjnJp7weFQeMUJ_shjXturw2fX1s7CKMOhZb4ihoC4pgQAvD_BwE | Estos son distribuidores comúnmente usados en el medio bibliotecario y por consiguiente fueron fuentes secundarias. |
| Casa del Libro | https://www.casadellibro.com/ | |
| Agapea.com | https://www.agapea.com/ | |
| Profitécnicas Librería técnica y Cultural | http://www.profitecnicas.com | |
| e-libro.net | https://e-libro.net/ | |
| Casa Tomada | https://www.libreriacasatomada.com | |
| SOPHOS | https://www.sophosenlinea.com | |
| Book Depository | https://www.bookdepository.com | Estos son distribuidores usados algunas veces en el medio bibliotecario y por consiguiente fueron fuentes de referencia. |
| Librosperuanos.com | http://www.librosperuanos.com | |
| PETER LANG | https://www.peterlang.com | |
| TODOSTUSLIBROS.COM | https://www.todostuslibros.com | |
| Claret Librería | https://www.claret.cat | |
| Tal Cual | http://talcualrestaurante.com | |
| Universitaria Libros | https://www.universilibros.com |
Fuente: elaboración propia (2017).
Esta revisión de los precios del mercado se realizó con los siguientes criterios:
101-Editorial de origen. En primer lugar, se establece el precio actual que exhiba la editorial de origen del material.
102-Editoriales reconocidas. Establecidas según el listado de editoriales que son proveedores de la Biblioteca Nacional de Colombia.
103-Librerías reconocidas. Establecidas según el listado de librerías que son proveedores de la Biblioteca Nacional de Colombia.
104-Distribuidores virtuales. Amazon, IberLibro, Casa del Libro, Librería de la U y otros distribuidores virtuales, especificados en la Tabla 2.
Para los precios de los materiales encontrados a través de distribuidores internacionales y cuya moneda sea extranjera, se utilizó el convertidor de moneda Exchange (http://es.exchange-rates.org/) y la información adicional de la tasa representativa del mercado del día que se realizó la consulta, emitida por el Banco de la República (http://www.banrep.gov.co/es/trm). En la base de datos de tasación se registró la fecha en la que se realizó la respectiva conversión de cada precio que encontró en moneda extranjera.
3.1.2 Etapa dos: valoración patrimonial y tasación de los bienes que no se encuentran en el mercado
A los materiales descatalogados,3 a los documentos que no se encontraron en el mercado editorial y a los que son producción propia (los publicados, por ejemplo, por el Programa de Atención a Víctimas del Municipio de Medellín o por el MCM), entre ellos libros, documentos grises,4 testimonios y folletos, se les aplicó una ficha que analiza sus valores patrimoniales mediante la identificación de ciertos criterios (Tabla 3). En este caso, aunque no se estableció un precio base, fueron considerados como materiales de interés patrimonial que el CRAM preservará para su difusión y apropiación, en tanto estos poseen valores para la cultura, la memoria y la identidad.
En este último caso, la valoración patrimonial se realizó con base en los conceptos de dos profesionales expertos, uno en historia y otro en contaduría, siguiendo el cumplimiento de los ocho criterios y los seis valores patrimoniales.
Un tercer caso corresponde a los materiales de la colección general que no poseen precios en el mercado ni valores patrimoniales o que solamente cumplen con el criterio de representatividad sociocultural. Para este caso se desarrolló la siguiente propuesta amparada en el marco normativo NIIF.
Según el Plan General de Contabilidad Pública, los bienes de uso público y los bienes históricos y culturales son
[…] aquellos bienes de uso público administrados por la entidad contable pública, destinados para el uso y goce de los habitantes del territorio nacional, orientados a generar bienestar social, incluidos los bienes construidos en virtud de la ejecución de contratos de concesión, así como los destinados a exaltar los valores culturales y preservar el origen de los pueblos y su evolución. (Contaduría General de la Nación, 2014, p. 204).
Por su parte, según la propuesta técnica desarrollada en el trabajo “Metodología de reconocimiento, evaluación, medición y revelación de los bienes de uso público e históricos y culturales de acuerdo con la NICSP 17 en Colombia”, estos bienes “incorporados por donación deben contabilizarse por el valor del bien, por el avalúo fiscal vigente o por el valor de tasación que determine un organismo o profesional competente designado para tal efecto por la autoridad administrativa” (Carrero & Herrera, 2016, p. 138).
En este orden de ideas, el marco normativo permite contabilizar este tipo de bienes por medio de una tasación técnica especializada diseñada por un organismo competente, que es la vía elegida por el MCM a través de la consultoría contratada con la EIB de la Universidad de Antioquia. Con esta base, se propuso establecer los precios de mercado de este conjunto de materiales con respecto al resto de la colección. Este procedimiento, de acuerdo con la normatividad contable, se realizó promediando los precios encontrados para los materiales de cada década y asignándole a estos dicho promedio como valor de mercado. Este promedio se propuso por décadas, debido a las variaciones a las que está sometido el mercado editorial, en el que los precios cambian constantemente, y se realizaron con los precios de mercado para que los materiales fueran sometidos a la depreciación y al examen de deterioro de manera individual, como se planteó en la metodología inicial.
La propuesta se realizó con base en dos casos en los que se ha aplicado: la Biblioteca Pública Piloto de Medellín y la Biblioteca Nacional de Colombia, en cuyos procesos se optó, después del concepto técnico de un contador, por promediar los precios de los bienes que lo poseen por décadas para asignar precio a los bienes que no lo poseen, por no estar en el mercado o por carecer de información suficiente para realizarles valoración patrimonial.
Tabla 3 Criterios y valores patrimoniales5
| Criterios patrimoniales | Valores patrimoniales | Concepto |
|---|---|---|
| Antigüedad | Histórico | Condición del documento bibliográfico dada por el tiempo transcurrido desde la fecha de su creación, producción, distribución. Se determina de acuerdo con los límites temporales que cada institución establezca para la condición de “antiguo”. |
| Autoría | Histórico, simbólico | Condición o característica dada al material bibliográfico en virtud de valor o importancia del autor o autores del documento. Está asociada a la importancia del autor, definida por el valor que la comunidad le otorga en un momento histórico determinado, por su origen o nacionalidad o por el momento de su reconocimiento, como sucede con autores cuyo valor es reconocido mucho después de su muerte o son famosos en lugares diferentes a los de su nacimiento. |
| Autenticidad | Histórico, simbólico | Condición de veracidad y autoridad del documento bibliográfico. Se relaciona con la conservación en el tiempo de sus características originales con la menor cantidad de modificaciones físicas o alteraciones de contenido. |
| Constitución física | Histórico, simbólico, estético | Condiciones técnicas y características materiales de los elementos compositivos y artísticos con los que se produce el documento bibliográfico. Los materiales y las técnicas empleadas dan cuenta de las tendencias artísticas y estilísticas de su tiempo, así como del estado de desarrollo de los sectores manufactureros e industriales involucrados en la producción de los materiales bibliográficos; y permiten identificar los primeros cambios en las tendencias estéticas y las cualidades técnicas, en las diferentes formas de elaboración y fabricación de los documentos. |
| Representatividad sociocultural | Simbólico | Significación que adquiere un documento bibliográfico al contener o reproducir aspectos, momentos o cualidades representativas de las comunidades y su región o nación, y que por su historia común revelan el sentido de pertenencia de un grupo humano sobre los bienes de su hábitat, y constituye las referencias colectivas de memoria e identidad. Este criterio es determinado por las mismas comunidades, grupos o sociedad. |
| Contenido | Informativo | Tema, asunto de la información que constituye la naturaleza principal del material bibliográfico. Abarca los documentos bibliográficos que hablan sobre la localidad, región, país o sus autores, aunque fueran publicados fuera del territorio. Con el correspondiente alcance para las colecciones patrimoniales locales o regionales, e incluso aplicable a los materiales bibliográficos sobre las instituciones sociales o personajes representativos. |
| Relación con el territorio | De identidad | Condición del documento dada por el lugar donde tuvo origen el material bibliográfico, definida por el lugar de publicación según las divisiones territoriales establecidas. |
| Rareza | De unicidad | Condición o característica propia o adquirida por el material bibliográfico que lo hace único o excepcional. Es propia cuando en su producción el documento adquiere una característica como primera edición, edición numerada, u otras especiales contempladas desde su creación. Es adquirida cuando el documento recibe posteriormente alguna cualidad como un autógrafo, las anotaciones o el exlibris de un personaje, haciéndose único; y cuando por razones externas (desastres naturales, exterminio cultural o descatalogación) un ejemplar determinado termina convirtiéndose en raro, único o último ejemplar existente. |
Fuente: elaboración propia.
En ambos casos no se incluyó en esta opción los materiales considerados patrimonio bibliográfico y documental. De esta manera, el proceso realizado en el CRAM incorporó los siguientes cambios:
Dos mil títulos de la colección general que corresponden a 4700 ejemplares aproximadamente, sobre los que se propuso, inicialmente, tratar con fichas patrimoniales, pasaron a tener precio de mercado y por consiguiente a la base de datos del proceso.
Las cifras generales de la colección según el tratamiento dado a cada material quedaron distribuidas de la siguiente manera:
Materiales con fichas que incluyen banco de testimonio, documentos grises, producción propia (que se encuentra en la colección general), audiovisuales y una parte de la hemeroteca: 3301.
Materiales con precio en el mercado: 2000.
La diferencia de 4700 aproximadamente que corresponden a 2000 títulos fueron tratados con la metodología de promediación.
3.1.3 Etapa tres: depreciación y análisis de deterioros
Una vez establecidos los precios del mercado, los costos institucionales o el promedio de valor de mercado de todos los materiales, a cada material se le aplicó, además de la depreciación, un análisis de los deterioros, teniendo en cuenta las dos fuentes (internas y externas), establecidas por la NIC-SP (Tabla 4).
Tabla 4 Deterioros según fuentes internas y externas, siguiendo la NIC-SP
| Fuentes Externas | Aplicabilidad | Fuentes Internas | Aplicabilidad |
|---|---|---|---|
| Durante el periodo, han tenido lugar, o van a tener lugar en el futuro inmediato, cambios significativos con una incidencia adversa sobre la entidad, relacionados con el entorno legal, tecnológico o gubernamental. | No se presentan indicios para este periodo. La entidad deberá revisarlo en la próxima vigencia | Se dispone de evidencia sobre la obsolescencia o deterioro físico del activo. | Aplica. Para la colección del CRAM el deterioro físico se desplegó en seis criterios de deterioro* |
| Durante el periodo, el valor de mercado del activo ha disminuido significativamente más de lo que se espera como consecuencia del paso del tiempo o de su uso normal | No se presentan indicios para este periodo. La entidad deberá revisarlo en la próxima vigencia | Durante el periodo, han tenido lugar o se espera que tengan lugar en un futuro inmediato cambios significativos en el grado de utilización o la manera como se usa o se espera usar el activo, los cuales afectarán desfavorablemente la entidad. | No se presentan indicios para este periodo. La entidad deberá revisarlo en la próxima vigencia |
| Se ha decidido detener la construcción del activo antes de su finalización o de su puesta en condiciones de funcionamiento. | No aplica para los bienes valorados. | ||
| Se dispone de evidencia procedente de informes internos que indica que la capacidad del activo para suministrar bienes y servicios ha disminuido o va a ser inferior a la esperada. | No se presentan indicios para este periodo. La entidad deberá revisarlo en la próxima vigencia. | ||
| Los costos de funcionamiento y mantenimiento del activo se han incrementado significativamente en comparación con los inicialmente presupuestados | No se presentan indicios para este periodo. La entidad deberá revisarlo en la próxima vigencia. |
* 1. Ningún deterioro: 0 %; 2. Dobleces, pliegues en las páginas, tachones o encuadernaciones frágiles: 10 %; 3. Humedad: 20 %; 4. Manchas, papeles o puntos amarillos o sospecha de hongos: 30 %; 5. Desgarros o mutilaciones: 40 %; 6. Material con hongo o acaro detectado: 100 %.
Fuente: elaboración propia.
Para el caso de obsolescencia o deterioro físico (deterioros internos) del activo se estableció la siguiente escala de deterioro, teniendo en cuenta el costo y la dificultad de intervención para cada uno de los grupos establecidos para los bienes bibliográficos:
Ningún deterioro: 0 %.
Dobleces, pliegues en las páginas, tachones o encuadernaciones frágiles: 10 %.
Humedad: 20 %
Manchas, papeles o puntos amarillos o sospecha de hongos: 30 %.
Desgarros o mutilaciones: 40 %.
Material con hongo o acaro detectado: 90 %.
Cada grupo de deterioros establecidos es independiente y acumulativo. Para el caso de los deterioros externos del activo se tuvieron en cuenta los siguientes:
Durante la realización del presente proyecto se determinó que no hay indicios de estos dos deterioros; sin embargo, la entidad deberá revisarlos mínimo una vez durante cada periodo contable.
3.2 Componente dos. Realización de una base de datos con la información financiera de los bienes bibliográficos
Este componente se desarrolló en dos etapas:
3.2.1 Etapa uno: realización de base de datos de tasación
Se realizó una base de datos en Excel que contiene la información básica de la valoración del mercado o la valoración patrimonial (cumplimiento y análisis de los criterios y valores identificados) y el valor de reposición de cada uno de los 8507 materiales de la colección.
El objetivo fue establecer los procedimientos que la entidad aplicará para asegurarse de que los valores certificados asignados al grupo de activos “bienes de uso público” se enmarquen en un valor acorde a su uso y estado físico; para ello se hace necesario aplicar algunos conceptos como depreciación y deterioro, que se establecen dentro de la misma norma como de obligatoria aplicación.
Este proceso tuvo como fecha de inicio para su aplicación a la colección el 1.o de julio de 2015, momento en que se adquieren los derechos, control y obligaciones de los elementos que serán valorados, y tuvo como fecha final de valoración el 31 de diciembre del 2017, tal como lo establece el marco normativo. En la Tabla 5 se describe cada uno de los campos de la base de datos de tasación.
Tabla 5 Descripción de la base de datos de tasación
| Campo | Descripción |
|---|---|
| Valor de mercado | Valor por el cual un activo puede ser intercambiado entre partes interesadas y debidamente informadas en una transacción realizada en condiciones de independencia mutua (Resolución 533 de 2015). |
| Vida útil | Corresponde al tiempo en el cual se espera que el bien preste su potencial de servicio, determinado por la política contable del MCM (20 años). |
| Número de periodos a depreciar | Número de meses contados a partir de la donación del bien al MCM (julio de 2015) hasta la fecha de valoración final que corresponde al mes de diciembre de 2017 (30 meses). |
| Valor depreciación acumulada | Corresponde al valor acumulado de los periodos a depreciar y será revisada al final de cada periodo contable o antes si surge un cambio representativo. |
| Indicador de deterioro | Corresponde al número que será asignado de acuerdo con la escala de deterioro que el bien objeto de valoración ha consumido. |
| Porcentaje de aplicación de deterioro* | Porcentaje aplicado según la escala asignada por el profesional experto, y según la condición física de bien. |
| Valor de reposición a nuevo depreciado | Es el valor final que se certificó y que resulta de aplicar los conceptos de depreciación y deterioro. |
* Los porcentajes de deterioro de los materiales se determinaron en la etapa anterior.
Fuente: elaboración propia a partir de la Resolución 533 de 2015 y del Instructivo 002 de 2015.
Al aplicar la metodología se obtuvo el valor de reposición a nuevo depreciado que fue certificado y que al hacerlo se convierte en el saldo inicial para incluirse en el trámite de aplicación del nuevo marco normativo contable, que inició a partir del 1.° de enero del 2018.
3.2.2 Etapa 2. Certificado del valor de reposición que incluye el valor total y el detalle de 8507 materiales
Además de la base de datos, se emitió un certificado oficial por contador público que incluyó el valor total y el detalle de 8507 materiales, el cual está soportado con el apoyo de profesionales expertos que participaron en la etapa uno, y en un formato de valor de reposición a nuevo depreciado diseñado y concertado con el MCM, enmarcado en la normatividad vigente sobre patrimonio cultural de la nación.6 En el informe final de la consultoría se incluyeron análisis de los principales deterioros de la colección con las respectivas recomendaciones, con base en las categorías de deterioro definidas en la etapa uno.
4. Conclusiones
La valoración patrimonial y tasación del material bibliográfico perteneciente a la colección del CRAM del MCM de Medellín es una experiencia inédita en Colombia y, aunque las características institucionales y contextuales del proceso le dan sus acentos particulares, es replicable en casos similares en el país e incluso en otras geografías.
La NIIF es una directriz mundial y por consiguiente la experiencia ejecutada en esta consultoría podría, incluso, servir de referente para la aplicación de la norma en otras latitudes. Pero más allá de las aplicaciones técnicas y prácticas, el proceso aporta también elementos importantes para enriquecer el concepto de patrimonio bibliográfico y documental, para el diseño de metodologías y procedimientos de valoración de este tipo de patrimonio en Colombia y para mejorar las experiencias de valoración económica o tasación que hasta el momento se han realizado de una manera poco objetiva, entre otras circunstancias.
Los procesos de valoración y la propuesta de una metodología general y objetiva para ser aplicados en los materiales y colecciones hacen parte consustancial de la evolución y el desarrollo del concepto mismo de patrimonio bibliográfico y documental. Como se dejó claro, este concepto es cambiante y complejo y su comprensión pasa por entender los procesos a través de los cuales los ciudadanos acceden, apropian y transforman este patrimonio. Así, el concepto de patrimonio evoluciona y se adapta a las formas de apropiación y a los usos que los sujetos hacen de él, lo cual implica necesariamente un proceso de transformación. En este caso en particular, la propuesta de criterios como la relación con el territorio y de valores como la identidad aportan elementos nuevos al concepto institucional contenido en las normativas, asociado a la tasación económica vinculada al patrimonio bibliográfico y documental.
